Toplantılarınızı, katılımcılara toplantı öncesi yapılan elektronik posta ve SMS bildiriminden toplantının düzenleneceği salonun rezervasyonuna kadar bütün halinde yönettiğinizi düşünün. Hatta toplantı devam ederken, katılımcılara, çay ve kahve gibi ikramları çağrı noktalarına mesaj olarak gönderdiğinizi…

Ne güzel olurdu, değil mi?

İşletmenizin imajı ve kurumsallığı yükselirdi. Doğru planlama ve verimli toplantılar yaparak müşteri ilişkilerinizi en iyi şekilde yönetirdiniz.

İşte, Provimes Toplantı ve Salon Yönetim Sistemi, bu ihtiyaçlar doğrultusunda geliştirilen profesyonel bir iş aracıdır. Özellikle hızla yaygınlaşan akıllı açık ve sanal ofislerde büyük bir ihtiyacı karşılar.

Gelin, yeteneklerini beraber inceleyelim…

• Randevu ve toplantılar, kurum içinde takvim aracından; kurum dışında mobil uygulamada yer alan takvim üzerinden kolaylıkla oluşturulabilir.
• Toplantı bilgileri kurum içi katılımcılara dijital asistan Biri; kurum dışı katılımcılara elektronik posta ve SMS ile gönderilir.
• Kurum dışı toplantı katılımcılarına, ziyaretçi/güvenlik kodu, şirket adresi ve harita koordinatları otomatik bildirilir.
• Toplantı salonu yönetim panellerinden, devam eden toplantıların konusu, toplantı tarihleri, saatleri ve toplantı gündemleri takip edilir.
• Toplantı salonu yönetim panellerinden, toplantı salonlarının boş ve doluluk durumlarına göre, salon rezervasyonu yapılır.
• Toplantı salonu dış panellerden, salonların müsaitlik durumu, bir sonraki toplantının başlama saati ve konusu görülür.
• Toplantı salonu yönetim panellerinden, toplantıya yeni katılımcı eklenebilir ya da çıkarılabilir.
• Toplantı salonu yönetim panellerinden, personel ve ziyaretçi bilgilerine hızlı erişim sağlanır.
• Toplantı devam ederken katılımcılara çay, kahve gibi ikramlar masaüstü toplantı panelleri ya da mobil uygulama ile çağrı noktalarına mesaj olarak gönderilir.
• Devam eden toplantılar için ek süre girilip toplantı salonu dış paneli yönetilir.
• Toplantıların gündemi ve kararları görülebilir. Kararlara ilişkin görevlendirmeler otomatik oluşturulur.
• Kurum içinde ve dışında toplantılar, mobil uygulamayla, tek yerden birkaç adımda kolaylıkla yönetilir.
• Sistem; duvar tipi toplantı salonu paneli, duvar tipi ikram paneli, ayaklı toplantı salonu paneli, ayaklı ziyaretçi paneli, ayaklı çağrı noktası paneli, masaüstü toplantı salonu paneli, masaüstü çağrı noktası paneli ve masaüstü ikram paneli ile entegre çalışır.