Ziyaretçiler, günümüzde şirketlerin ya da kurumların çoğu zaman yönetemediği en önemli konulardan biri. Her gün dünyada milyarlarca insan iş amaçlı ziyaretler yapıyor. Toplantılara gidiyor ya da özel görüşmeler gerçekleştiriyor.

Şirketler ve kurumlar için önemli iş fırsatı olan ziyaretçiler, doğru yönetilemediğindeyse, önemli tehditler ve güvenlik riskleri oluşturuyor. Aynı zamanda işletmelerde verimsizlikler ortaya çıkıyor.

Bu doğrultuda geliştirilen Provimes’in ziyaretçi yönetim sistemi, temel itibariyle, ziyaretçileri uçtan uca yöneten yetenekli bir araçtır. Ziyaretin planlanmasından sonlanmasına kadar geçen süreci bütün olarak yürütür.

En önemlisi de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ne (GDPR) uyumlu çalışır. Özellikle veri işleyen şirketleri ve kurumları, Türkiye’de üst sınırı 1 milyon TL, AB ülkelerinde de 20 milyon euro ya da küresel cironun yüzde 4’ünü bulan cezalarla karşı karşıya gelmekten korur.

Provimes Ziyaretçi Aracı’nın işletmenize sağlayacağı katma değeri şöyle sıralayabiliriz:

• Randevulu ziyaretçilere, elektronik posta ve SMS yoluyla; ziyaretçi/güvenlik kodu, ziyaret tarihi ve saati, harita koordinatları gönderilir. Ziyaretçi kayıt panelinden ziyaretçi koduyla hızlı geçişleri sağlanır.
• Ziyaretçiden kimlik ve ehliyet gibi resmi belge alınmasına gerek yoktur. Kayıt paneline, isim ve cep telefonu bilgisi yazılarak, kolayca giriş yapılır. Böylece kişisel resmi belgelerin olası kaybı da önlenir.
• Girişte yer alan kayıt panelinden ziyaret edilmek istenen şirket çalışanı seçilir. İşlem yapıldıktan sonra çalışana ziyaretçiyle ilgili bilgiler dijital asistan BİRİ tarafından iletilir.
• Yabancı ziyaretçiler panellerden İngilizce dil seçeneğiyle kayıtlarını yapabilir. İhtiyaç duyulan adette dil seçeneği opsiyonel olarak ziyaretçi yönetim sistemine eklenebilir.
• Karekodlu geçiş kart sistemiyle turnikelerden kontrollü geçiş sağlanır. Karekod sisteminin uygulaması kart üzerine basılabileceği gibi SMS ya da e-posta olarak da gönderilebilir.
• Ziyaretçi kartı güvenlik takiplerinin yapılabilmesi için bir defa kullanılmak üzere verilir. Kart üzerinde ziyaret edilecek kişinin adı ve toplantı salonu bulunuyor.
• Ziyaretçinin fotoğrafı tüm ziyaretlerinde alınabilir. Böylece yanlış isim ve cep telefonu kullanılarak yapılacak olası kaçak girişler önlenir. Ayrıca ziyaretçi gerekli durumlarda yüz tanıma sistemiyle tespit edilebilir.
• 6698 sayılı KVKK’ye uyumludur. Kişisel verileri işleyen şirketlerin ve kurumların yükümlülüklerini yerine getirir. İşletmeler idari para cezası, cezai ve hukuki sorumluluklarla karşı karşıya kalmaz.
• KVKK ile ilgili tüm dijital altyapıyı sunar. Ziyaretçilerden açık rıza alır. Kişisel verileri belli bir süreden fazla amacı dışında saklamaz. Ziyaretçi talep ederse kişisel verileri anonimleştirir.
• AB GDPR’ye de uyumlu çalışır. Veri işleyen işletmeler, AB ülkelerinde üst sınırı 20 milyon euro ya da küresel cironun yüzde 4’ü kadar olan cezalarla karşılaşmaz.
• 6331 sayılı İş Güvenliği ile ilgili yasalara uyumludur. Bu özellik parametriktir. Bilgilendirme ekranı istenirse birkaç saniye içinde devreye alınabilir ya da kaldırılabilir.
• Raporlama seçeneği sunar. Ziyaretçi sayısının saatlere, aylara ve günlere göre değişimi, en çok ziyaret edilenler ve ziyaret edenler, yasaklı ya da VIP ziyaretçiler gibi çok sayıda rapor alınabilir.
• İşyerinizi girişten itibaren profesyonel panellerle modernleştirir. Yabancı dahil tüm ziyaretçiler, dijital asistan BİRİ ile unutulmaz bir deneyim yaşar.