Le personnel peut créer rapidement des enregistrements de réunions ou de rendez-vous avec Provimes Meeting Management, grâce à son outil de calendrier performant. Lors de la création d'une réunion sur le calendrier ; la sélection de la salle peut être faite et l'ordre du jour de la réunion peut être facilement ajouté. Les participants internes et externes à la réunion peuvent être informés. Des réponses aux convocations aux réunions peuvent être demandées si besoin. Des réunions ou rendez-vous peuvent être créés via l'application web Provimes, ainsi que depuis tous les appareils mobiles Android et IOS, grâce à l'application mobile Provimes.

Les salles où se tiendront les réunions peuvent également être gérées avec Provimes Meeting Room Management, tandis que les enregistrements de réunion sont créés. Les salles peuvent être enregistrées dans le système avec toutes leurs caractéristiques techniques et de capacité. L'état d'être vide ou plein peut être consulté par le personnel. Le processus de réservation de la chambre peut être soumis à approbation ou autorisation. De plus, avec des tableaux basés sur Android qui peuvent être placés à l'extérieur des salles de réunion ; l'état de disponibilité de la salle de réunion, le nom de la réunion, l'heure de la réunion et l'heure de début de la prochaine réunion peuvent être affichés.

Les réunions en ligne peuvent être programmées avec Provimes Meeting Room Management. Le lien de connexion et le mot de passe de connexion de la réunion créée peuvent être envoyés aux personnes invitées à la réunion. Les données personnelles sensibles des participants, qui sont évaluées dans le cadre des données biométriques telles que la voix et l'image, le texte de clarification et l'approbation du consentement explicite, qui est une exigence du Code de protection des données personnelles 6698, peuvent être envoyées par courrier électronique. mail et sms, car le logiciel de réunion traite ces données.

Les utilisateurs ont des réunions productives avec la gestion des salles de réunion de Provimes ; Tout en organisant tout de la création des inscriptions à la réservation des salles, ils peuvent également gérer la restauration, élément indispensable des réunions. Les institutions ou les entreprises peuvent définir des équipements de réunion de manière paramétrique en fonction de leurs propres applications. Différents points d'appel de restauration peuvent être définis pour chaque chambre. commandes de restauration ; il peut également être donné sur des tableaux de restauration basés sur Android avec une application Web et mobile. Les commandes peuvent être facilement gérées via des tableaux tactiles basés sur Android placés aux points de restauration.

Les fonctionnalités avancées de calendrier, les rendez-vous et les réunions peuvent être facilement créés via un logiciel mobile ou Web grâce à Provimes. Les événements changeants peuvent être facilement modifiés sur le calendrier avec la fonction glisser-déposer. Les utilisateurs de Provimes peuvent partager leurs calendriers avec leurs managers ou leurs coéquipiers et les autoriser à les utiliser. Les calendriers sont disponibles en vue hebdomadaire ou mensuelle.

Les utilisateurs de Provimes Meeting Management peuvent créer des réunions en conjonction avec l'ordre du jour. Les mamans peuvent être enregistrées simultanément dans l'enregistrement de la réunion. Les MOM peuvent être facilement suivis, enregistrés immédiatement et transmis aux participants.

Annonces de réunion, transmises aux participants internes par BIRI, SMS ou e-mail ; Il peut être transmis à des participants externes par SMS et e-mail. L'adresse de l'entreprise et le lien vers la carte peuvent également être facilement transmis à des participants externes. Ainsi, les coûts sans support sont facilement évités grâce à cette fonctionnalité en une seule étape. La demande de réponses aux invitations aux réunions des participants est également fournie.

Le suivi des participants est facilité grâce à la technologie « code participant » développée par Provimes, notamment dans les réunions très fréquentées. Les participants peuvent enregistrer très rapidement des réunions avec le code participant qui est envoyé par SMS sur leurs téléphones portables. Les enregistrements de réunions de participants étrangers peuvent être réalisés facilement grâce à sa fonction dotée de multi-langues. Les langues anglaise, allemande, française, espagnole, russe et azerbaïdjanaise sont déjà disponibles. Les dossiers des participants sont stockés électroniquement et signalés chaque fois que nécessaire.

Les données personnelles des participants sont enregistrées et stockées de manière sécurisée, grâce au tableau d'inscription et au code participant. En outre, le texte de clarification, qui est une exigence de la loi sur la protection des données personnelles, peut également être affiché aux participants à la réunion via le panneau des participants.

La technologie Provimes Provimes la possibilité d'enregistrer les participants aux réunions avec des instantanés pour les institutions ou les entreprises qui nécessitent une sécurité élevée. Le participant est enregistré en prenant une photo via l'appareil photo sur le tableau tactile, lors du processus d'inscription.

Provimes ; Il propose un logiciel basé sur Android qui peut être utilisé en dehors des salles de réunion et/ou des salles personnelles sans avoir besoin d'un autre logiciel. L'état de disponibilité de la salle de réunion ou de la salle de personne (disponible : couleur verte, occupé : couleur rouge), le nom de la réunion, la durée et l'heure de début de la prochaine réunion sont affichés sur ces panneaux en conséquence.

Avoir une excellente gestion de la restauration pour une réunion efficace est tout à fait essentiel. Les participants peuvent facilement commander des rafraîchissements depuis le tableau de bord de la table de réunion ou via l'application Web et mobile Provimes. Les friandises commandées sont affichées et gérées sur le tableau tactile de gestion de la restauration.

Les utilisateurs de Provimes peuvent utiliser gratuitement l'application pour tablette Android « Proboard » selon les forfaits qu'ils ont achetés et l'utiliser sur n'importe quel appareil de leur choix. Ainsi, les participants peuvent facilement configurer et gérer leur salle de réunion et leurs tableaux de restauration via une seule application.