Provimes Toplantı Yönetimi ile personeller yetenekli takvim aracı sayesinde toplantı veya randevu kayıtlarını hızlıca oluşturabilir. Takvim üzerinde toplantı oluştururken; salon seçimi yapılabilir ayrıca toplantı gündemi de kolaylıkla eklenebilir. Kurum içi ve dışı toplantı katılımcıları bilgilendirilebilir. Toplantı davetlerine gerekiyorsa yanıt istenebilir. Toplantı veya randevular Provimes web uygulama üzerinden oluşturulabildiği gibi, Provimes mobil uygulama sayesinde tüm Android ve IOS mobil cihazlardan da oluşturulabilir.

Provimes Toplantı Salonu Yönetimi ile toplantı kayıtları oluşturulurken toplantıların gerçekleştirileceği salonlar da yönetebilir. Salonlar tüm teknik ve kapasite özellikleri ile sisteme kayıt edilebilir. Personeller tarafından boş ya da dolu olma durumları görüntülenebilir. Salonu rezerve etme işlemi onaya ya da yetkiye bağlanabilir. Ayrıca toplantı salonlarının dışına konulabilecek android tabanlı paneller ile; toplantı salonu müsaitlik durumu, toplantı adı, toplantı saati ve bir sonraki toplantının başlama saati gösterilebilir.

Provimes Toplantı Salonu Yönetimi ile çevrim içi toplantılar planlanabilir. Oluşturulan toplantının katılım linki ve giriş şifresi toplantıya davet edilen kişilere gönderilebilir. Çevrim içi toplantı yazılımlarının katılımcıların ses ve görüntü gibi biyometrik veri kapsamında değerlendirilen özel nitelikli kişisel verilerini işlemesi nedeniyle, 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu'nun bir gereği olan aydınlatma metni ve açık rıza onayı e-posta ve sms olarak gönderilebilir.

Provimes Toplantı Salonu Yönetimi ile kullanıcıları verimli toplantılar için; kaydın oluşturulmasından salon rezervasyonuna kadar her şeyi organize ederken, toplantıların vazgeçilmez unsuru olan ikramları da yönetebilirler. Kurumlar ya da şirketler toplantı ikramlarını kendi uygulamalarına göre parametrik olarak tanımlayabilirler. Her salon için farklı ikram çağrı noktaları tanımlanabilir. İkram siparişleri; WEB ve mobil uygulama ile birlikte android tabanlı ikram panelleri üzerinden de verilebilir. Siparişler ikram noktalarına konulan yine android tabanlı dokunmatik paneller üzerinden kolaylıkla yönetilebilir.

Provimes gelişmiş takvim özellikleri sayesinde randevu ve toplantılar mobil veya web yazılım üzerinden kolayca oluşturulur. Değişen etkinlikler takvim üzerinde sürükle bırak özelliği ile kolayca değiştirilebilir. Provimes kullanıcıları takvimlerini yöneticileri ya da ekip arkadaşları ile paylaşabilir ve kullanım için yetkilendirebilir. Takvimler haftalık ya da aylık görünümde kullanılabilir.

Provimes Toplantı Yönetimi kullanıcıları toplantıları gündemleri ile oluşturabilirler. Toplantı sonucunda oluşan kararları da toplantı kaydı içerisinde kayıt edebilir. Toplantı kararları kolaylıkla takip edilebilir, tek işlemle tutanak haline getirilerek toplantı katılımcılarına gönderilebilir.

Toplantı bilgisi kurum içi katılımcılara Biri bildirimi, SMS veya e-posta olarak; kurum dışı katılımcılara ise SMS ve e-posta olarak gönderilebilir. Dışarıdan gelecek katılımlara şirket adresi ve harita linki de kolaylıkla gönderilebilir. Tek adımda yapılan bu işlem sayesinde gereksiz maliyetlerin önüne kolaylıkla geçilir. Katılımcılardan toplantı davetlerine yanıt talep edilebilir.

Provimes tarafından geliştirilen "katılımcı kodu" teknolojisi sayesinde özellikle çok sayıda kişinin bulunduğu toplantılardaki katılımcıların takibi daha kolay yapılır. Toplantı katılımcıları mobil telefonlarına gelen SMS'teki katılımcı kodu ile toplantı kayıtlarını hızlıca yapabilirler. Çoklu dil özelliği sayesinde yabancı katılımcıların toplantı kayıtları kolaylıkla gerçekleştirilir. İngilizce, Almanca, Fransızca, İspanyolca, Rusça ve Azerice dilleri hazır olarak gelmektedir. Katılımcı kayıtları elektronik olarak saklanır ve gerektiğinde raporlanır.

Kayıt paneli ve katılımcı kodu sayesinde toplantı katılımcılarının kişisel verileri güvenle kayıt altına alınır ve saklanır. Ayrıca toplantı katılımcılarına Kişisel Verileri Koruma Kanunu'nun bir gereği olan aydınlatma metni katılımcı paneli üzerinden gösterilebilir.

Provimes teknolojisi yüksek güvenlik gerektiren kurum ya da şirketler için ise toplantı katılımcılarını fotoğraflı kayıt etme imkanı sunar. Katılımcı kayıt işlemi esnasında dokunmatik panel üzerindeki kamera üzerinden fotoğrafı çekilmek suretiyle kayıt altına alınır.

Provimes; başka yazılımlara gerek duymaksızın toplantı salonları ve/veya kişi odalarının dışında kullanılabilecek android tabanlı bir yazılım sunar. Bu sayede toplantı salonu yada kişi odasının müsaitlik durumu (müsait: yeşil renk, meşgul: kırmızı renk), toplantı adı, süresi ve sonraki toplantı başlangıç süresi bu paneller üzerinde görüntülenir.

Verimli bir toplantı için kusursuz bir ikram yönetimi gereklidir. Toplantı katılımcıları ikramları masaüstü toplantı masası panelinden ya da Provimes web ve mobil uygulama üzerinden kolaylıkla sipariş edebilirler. Sipariş verilen ikramlar dokunmatik ikram yönetim paneli üzerinde görüntülenir ve yönetilir.

Provimes kullanıcıları satın aldıkları planlara göre "Propanel" android tablet uygulamasını ücretsiz olarak yükleyerek diledikleri cihazlarda kullanabilirler. Böylelikle katılımcı, toplantı salonu ve ikram panellerini tek bir uygulama üzerinden kolaylıkla kurabilir ve yönetirler.